Willkommen bei Rechnung-schreiben.info

Hier erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach eine Rechnung ordnungsgemäß erstellen. Außerdem finden Sie hier Muster, Vorlagen und Freeware-Programme mit denen Sie als Unternehmer bzw. auch als Kleinunternehmer ordnungsgemäße Rechnungen schreiben können.

Tipp: Neben dem Inhaltsverzeichnis finden Sie unsere Buchhaltungssoftware MS-Buchhalter, mit der Sie einfach Rechnungen schreiben und auch mahnen können. Vorteil: Ihre Rechnungen können automatisch verbucht und überwacht werden. So sparen Sie Zeit und Geld und das Beste ist: Sie können die Software kostenlos downloaden und testen.

 

Rechnung Definition

Rechnungen online schreibenNatürlich wissen die meisten Personen im Großen und Ganzen was eine Rechnung ist, jedoch ist es was komplett anderes, wenn man zum ersten Mal selbst eine Rechnung schreiben muss. Man sollte das Ganze nicht zu sehr auf die leichte Schulter nehmen, da Formvorschriften beachtet werden müssen. Zunächst sollten Sie wissen, was eine Rechnung überhaupt ist, damit das Finanzamt die Rechnung schließlich auch anerkennt. Eine Rechnung ist eine Urkunde, mit der ein Unternehmer gegenüber dem Leistungsempfänger seine Leistung abrechnet. Eine Rechnung ist also eine Auflistung von Preisen und Leistungen an den Kunden und eine Geldforderung an den Kunden gestellt wird. Jeder wird schon einmal eine Rechnung in der Hand gehalten haben. Nach einem Online-Einkauf hat man beispielsweise oft die Möglichkeit "auf Rechnung" oder "per Nachnahme" zu bezahlen. Eine Rechnung listet detailliert die Waren und Dienstleistungen auf, die man in Anspruch genommen hat. Obendrein muss die in den Preisen enthaltene Umsatzsteuer in der Rechnung angewiesen sein. Nicht selten werden auf einer Rechnung auch detaillierte Zahlungsweisen und Kundennummern mitgeteilt. Rechnungsnummern und Kontaktpersonen sollten ebenfalls vermerkt sein. Normalerweise wird die Tilgung einer Rechnung mit einer Quittung bestätigt.

Die Mindestbestandteile einer Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz festgehalten. Laut §14 UStG muss sie mindestens folgende Bestandteile vorweisen: Neben dem vollständigen Namen und der Anschrift des Leistungsempfängers und des Unternehmens, sollte auch die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aufgezeigt sein. Obendrein muss das Datum Platz finden, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Darüber hinaus muss eine Rechnungsnummer erstellt werden. Das ist eine fortlaufende Nummer mit mehreren Zahlenreihen, die nur einmalig für eine bestimmte Rechnung vergeben werden darf. Sie dient der Identifizierung der Rechnung. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der Dienstleistung muss auch auflistet sein. Auf der Rechnung muss also deutlich werden, für was der Kunde zahlt. Auf die Unterschrift des Rechnungsausstellers kann verzichtet werden. Die Papierform ist nicht erforderlich. Die Rechnung kann alternativ aber auch elektronisch verschickt bzw. digital signiert werden:

Rechnungen sind auch in elektronischer Form per E-Mail zulässig. Hierfür ist jedoch das Einverständnis des Empfängers notwendig.

Mehr Infos + Tipps zur elektronischen Rechnung

 

 

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Anforderungen an eine Rechnung

Wenn ein Unternehmer eine Leistung an andere Unternehmen oder juristische Personen ohne Unternehmereigenschaft ausführt, ist es immer verpflichtet eine Rechnung auszustellen. Seit dem 1. 1. 2004 ist nämlich derjenige Unternehmer, der einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, ausführt, dazu verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, eine Rechnung auszustellen. Bei Leistungen gegenüber privaten Personen gilt die Verpflichtung im Grunde genommen nicht. Es gibt jedoch Ausnahmen, wie beispielsweise bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Dann muss binnen 6 Monaten eine Rechnung ausgestellt werden. Sollte ein Verstoß begangen werden, droht eine Strafe von bis zu 5.000 Euro. Die Angaben, die auf der Rechnung zu finden sind, müssen richtig und vollständig sein, damit man zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Sollten die Angaben auf der Rechnung erst im Nachhinein vervollständigt werden, ist der Abzug der Vorsteuer erst später möglich. Der Empfänger der Rechnung ist dazu verpflichtet, die Rechnung auf ihre Vollständigkeit hin zu prüfen.

 

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Pflichtangaben auf einer Rechnung

Die Eingangsrechnung muss den vollständigen Namen des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers enthalten. Das Finanzamt wird eine Steuer- oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilen, die ebenfalls Platz auf der Rechnung finden muss. Im weiteren Verlauf sind noch folgende Dinge auf der Rechnung zu vermerken:

  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder aber den Umfang und die Art der Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung, wobei hier eine Monatsangabe genügt
  • Entgelt, nach Steuerbefreiung und Steuersätzen aufgeteilt sowie darauf entfallender Betrag an Steuern
  • Die Minderung des Entgelts, was zuvor vereinbart wurde, muss auf der Rechnung vermerkt werden. Das können Boni, Skonti, Rabatte oder sonstiges sein
  • Der Steuersatz muss ebenfalls auf der Rechnung vermerkt sein
  • Im Falle einer Steuerbefreiung muss diesbezüglich ein Hinweis auf der Rechnung vermerkt sein
  • Die reine Nennung des Namens des Leistungsempfängers mit ausschließlichem Zusatz c/o an einen Dritten ist nicht ausreichend
  • Wenn das Unternehmen keine Umsatzsteuer Identifikationsnummer hat, ist zwingend die erteile Steuernummer auf der Rechnung anzugeben.
  • Sollte eine gesonderte Nummer vom Finanzamt erteilt worden sein, muss diese Platz auf der Rechnung finden

Die Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die Rechnung wirklich einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnung ist es zugelassen, eine oder mehrere Zahlen und Buchstaben zu verwenden. Obendrein ist die Kombination von Ziffern und Buchstaben zulässig. Der Aussteller der Rechnung kann selbst entscheiden, wie viele Nummerkreise für organisatorisch, zeitlich und geografisch abgegrenzte Bereiche geschaffen werden, in denen eine Nummer jeweilig einmalig vergeben wird. Bei Kaufverträgen über Dauerleistungen ist es nicht schädlich, wenn vor Januar 2004 abgeschlossene Verträge keine Nummer haben, die fortlaufend ist. Es ist auch nicht erforderlich eine solche Rechnung um eine fortlaufende Nummer zu ergänzen.

Das Leistungs- und Lieferdatum muss ebenfalls einen Platz auf der Rechnung finden. Auch wenn das Datum der Rechnung und das der Lieferung identisch ist, muss es doppelt aufgeführt werden. Wenn das Ausstellungsdatum des Lieferscheins den Zeitpunkt der Leistung richtig wiedergibt, wird jedoch auch folgender Satz auf der Rechnung akzeptiert: "Das Datum des Lieferscheins entspricht dem Leistungszeitpunkt". Der Empfänger kann aber auch durch seine Empfangsbestätigung die Rechnung ergänzen, womit diese ebenfalls zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

In der Rechnung muss die Vereinnahmung des Entgeltes oder eines bestimmten Teiles zeitlich festgemacht werden, wenn dieses Entgelt vor der Erstellung der Rechnung vereinnahmt wurde. Wenn die Rechnung nach der Vereinnahmung des Entgelts, aber vor der Lieferung erteilt wurde, muss das auf der Rechnung kenntlich gemacht werden. Man muss herauslesen können, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistungen kann als Monat angegeben werden (Es muss kein haargenauer Zeitpunkt auf der Rechnung vermerkt sein). Wenn zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe eines bestimmten Rabattes, Skonti oder sonstigen Minderungen noch nicht eindeutig feststeht, muss auf die entsprechende Vereinbarung trotzdem zumindest auf der Rechnung hingewiesen werden. Sollte es eine Steuerbefreiung geben, muss dies zwar erwähnt, jedoch nicht die jeweilige Vorschrift genannt werden. Ebenfalls sollte der Grund der Steuerbefreiung erwähnt werden. Es reicht normalerweise aus, wenn eine in umgangssprachlicher Form angegebene Begründung gemacht wird.

Auf einer Rechnung müssen unter Umständen zusätzliche Pflichtangaben gemacht werden. Diese Änderungen treten ab dem 30. Juni 2013 in Kraft: In Fällen, in denen die Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen Dritten ausgestellt wird, muss die Rechnung die Angabe "Gutschrift" enthalten. Im Umkehrschuss heißt das, dass sogenannte kaufmännische Gutschriften künftig nicht mehr als Gutschrift bezeichnet werden dürfen. Für eine Firma aus dem Ausland gilt außerdem, dass wenn eine Leistung im Inland ausgeführt wird, der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, in dessen Land sich das leistende Unternehmen befindet. Wenn ein deutsches Unternehmen eine B2B Leistung erbringt, die in einem anderen Mitgliedsstaat steuerbar ist, so ist dies auf der Rechnung zu vermerken. Dies betrifft auch Leistungen, die unter die besonderen Reverse Charge Regelungen fallen.

 

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Für Kleinbetragsrechnungen gelten andere Pflichtangaben auf der Rechnung:

Die Kleinbetragsgrenze wurde seit 2007 auf 150 Euro angehoben. Für Rechnungen, die den Gesamtbetrag von 150 Euro nicht übersteigen, wurde eine erleichterte Vorschrift erlassen.

Checkliste Rechnungsangaben:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Datum der Ausstellung der Rechnung
  • Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
  • Steuerbetrag und Entgelt in einer Summe, was den Gesamtbetrag ergibt
  • Anzuwendender Steuersatz auf der Rechnung
  • Im Falle einer Steuerbefreiung entsprechender Hinweis auf der Rechnung
  • Es ist keine fortlaufende Rechnungsnummer notwendig
  • Im Rahmen der Versandhandelsregelung gilt die Kleinstbetragsregelung nicht

 

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Gutschrift versus Rechnung

Eine Gutschrift ist ebenfalls eine Rechnung. Für die ordnungsgemäße Ausstellung muss folgendes beachtet werden: Die Gutschrift für umsatzsteuerliche Zwecke ist von der kaufmännischen Gutschrift zu differenzieren. In der Buchhaltung wird unter der Gutschrift ein Dokument verstanden, mit dem der Leistende eine Rechnung, die bereits erstellt ist, wieder stornieren oder einen Teil des Geldes gutschreiben kann. Es besteht allerdings die Gefahr, dass ein solcher Beleg mit einer Rechnung verwechselt wird und die Finanzverwaltung diesen dann auch so behandelt. Daher bietet sich die Bezeichnung Stornobeleg oder Entgeltminderung an. Die Abrechnung mit Gutschrift muss aber schon vor der Abrechnung vereinbart werden. Diese Vereinbarung muss jedoch nicht förmlich geschehen, was so viel heißt, als dass sie auch mündlich getroffen werden kann. Die Gutschrift ist nur dann wirksam, wenn die leistende Firma sie übermittelt bekommen hat und nicht widerspricht. Seit Juni 2013 muss explizit die Angabe "Gutschrift" gemacht werden. Die Steuernummer muss auf einer Gutschrift ebenfalls angegeben werden. Das gilt auch für ausländische Unternehmen. Mit der Ausstellung einer Gutschrift kann auch ein Dritter beauftragt werden, der in seinem Namen für seine Rechnung abrechnet. Der leistende Unternehmer kann jedoch nicht ein solcher Dritter sein. Die Gutschrift ist wie die Rechnung ebenfalls auf elektronischem Wege erlaubt.

 

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Das Berichtigen einer Rechnung

Eine Rechnung kann immer korrigiert werden, wenn im Nachhinein festgestellt wird, dass sich fehlerhafte Angaben darin befinden. Es müssen lediglich die fehlenden Angaben ergänzt oder die Fehler berichtigt werden. Die Korrektur der Rechnung kann durch ein Dokument erfolgen, welches eindeutig auf die fehlerhafte Rechnung bezogen ist. Hierzu wird bestenfalls die Rechnungsnummer benutzt, die eine eindeutige Identifikation der Rechnung erlaubt.

Ein Unternehmer muss ein Duplikat der Rechnung, die er selbst in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, aufbewahren. Aber auch alle Rechnungen, die er ausgestellt hat, sind aufzubewahren. Die Frist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entworfen wurde. Man kann die Rechnungen auch auf digitalen Speichermedien festhalten, wenn diese den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung entsprechen. Sollte jemand gegen das Gesetz verstoßen, kann ihm eine Strafe von bis zu 500 Euro drohen.

 

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Ausstellung der Rechnung - Fristen

Für Leistungen und Lieferungen, die innerhalb Deutschland stattfinden, muss die Rechnung binnen 6 Monaten ausgestellt werden. Seit Juni 2013 gilt außerdem, dass die Leistungen an einer im EU Ausland ansässigen Firma, ebenfalls einer Rechnung bedürfen, die bis zum 15. Tag des auf den Monat folgenden Tages auszustellen ist.

Rechnungen für Umsätze ab dem 1. Juli 2011 - das Gesetz für die Rechnung wird gelockert

Für alle Umsätze, die ab dem 1. Juli 2011 ausgeführt wurden, wurden die strengen Anforderungen durch das Steuervereinfachungsgesetz (November 2011) rückwirkend gelockert. Seither können Rechnungen ohne große Hürden elektronisch verschickt werden. Eine Mail als PDF oder Textdatei ist somit einfach zu realisieren (siehe elektronische Rechnung). Der Empfänger kann dann alles downloaden, jedoch muss dieser auch zustimmen und einverstanden sein. Technische Übermittlungsverfahren sind jedoch keinesfalls mehr erforderlich. Es muss aber beachtet werden, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit der Rechnung des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung gegeben sein muss. Es wird hierunter die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers gemeint, der gewährleisten muss, dass sich die Rechnung während der Übersendung nicht verändert. Ganz wichtig ist, dass an die Erfüllung dieser Kriterien der Rechnung keine überzogenen Anforderungen gestellt werden. Digitale Signaturen können auf diese Weise weiterhin auf der Rechnung einen Platz finden. Das Gute ist jedoch, dass eine Rechnung auch ohne Unterschrift gültig ist. Gewöhnliche Kontrollverfahren, die einen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung schaffen, erfüllen die genannten Kriterien. Es reicht ein selbst festlegbares Verfahren, welches der Firmeninhaber zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Es muss sich hierbei um kein Verfahren handeln, welches EDV gestützt ist. Der Abgleich der Rechnung kann auch gegebenenfalls mit dem Lieferschein erfolgen. Neue Aufbewahrungspflichten werden in diesem Zusammenhang nicht statuiert. Es muss allerdings beachtet werden, dass die elektronische Rechnung besonders aufbewahrt werden muss. Die elektronische Rechnung ist nämlich grundsätzlich auch elektronisch aufzubewahren. Man darf die Rechnung also nicht einfach so ausdrucken und abheften. Die Finanzverwaltung hat außerdem eine Änderung bekannt gegeben, welche die Rechnung per Telefax betrifft. Wenn die Rechnung von einem Serverfax abgeschickt wird, jedoch auf einem Standardfax eingeht, gilt die Rechnung als Standard Rechnung. Wenn bei der Empfängerseite aber ein Serverfax beteiligt ist, wird die Finanzabteilung die Rechnung als elektronische Rechnung einordnen.

 

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Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise

Für eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von 150 Euro gilt wie bereits erwähnt die so genannte Kleinbetragsrechnung. Hierfür gelten andere Vorschriften. Bei dieser Art Rechnung muss der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers erwähnt werden. Der Name des Käufers ist jedoch belanglos. Das Ausstelldatum, die Menge und die Art des Gegenstandes und der Umfang muss jedoch auf der Rechnung Platz finden. Die Rechnung muss außerdem das Entgelt und den Steuerbetrag für die Leistung bzw. Lieferung in einer Summe enthalten. Sollte es zu einer Steuerbefreiung kommen, muss dies auf der Rechnung explizit erwähnt werden. Es muss auch gesagt werden, warum man steuerbefreit ist. Wenn all das auf der Rechnung zu finden ist, hat man die Grundvoraussetzungen schon einmal erfüllt. Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt aber nicht beim Versandhandel. Die Rechnung gilt außerdem auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nicht.

Für Fahrausweise gelten im Hinblick auf die Rechnung ebenfalls Erleichterungen. Auf der Rechnung müssen folgende Angaben stehen: Der Name und die Anschrift des Unternehmens, welches befördert. Obendrein muss das Ausstellungsdatum der Rechnung zu erlesen sein. Der Steuerbetrag und das Entgelt müssen in einer Summe auf der Rechnung stehen. Der Steuersatz, der aufzuwenden ist, sofern kein ermäßigter Steuersatz gilt. Gegebenenfalls sollte ein Hinweis auf eine grenzüberschreitende Beförderung im Luftverkehr erfolgen. Für beide Formen der Rechnung sollte jedoch am Ende erneut die Checkliste abgearbeitet werden, damit man sicher geht, dass nichts vergessen wurde und die Rechnung ordnungsgemäß verfasst wurde.

 

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Rechnung + Kleinunternehmer

Wenn die umsatzsteuerliche Kleinunternehmensregelung Anwendung findet, muss keine Umsatzsteuer angewiesen werden. Hieraus kann aber nicht gefolgert werden, dass die Rechnungsvorschriften keine Rolle spielen. Auch Kleinunternehmer müssen eine ordnungsgemäße Rechnung schreiben. Kleinunternehmer sind Unternehmer, was so viel heißt, als dass sie die beschriebenen Rechnungspflichten ebenso beachten müssen wie steuerpflichtige Unternehmer. Das Besondere an der Rechnung ist aber, dass die Angaben zum Steuerausweis vollkommen entfallen. Kleinunternehmer müssen bei der Rechnung demnach im Prinzip folgende Angaben beachten und aufnehmen: Neben dem Namen und der Anschrift des leistenden Unternehmens sollte auch der Leistungsempfänger benannt werden. Auf der Rechnung muss auch dessen Adresse zu vernehmen sein. Die Steuernummer ist ebenso wichtig. Das Ausstellungsdatum der Rechnung und die fortlaufende Rechnungsnummer muss auch einen Platz auf der Rechnung finden. Die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände und obendrein auch die Menge der Waren muss angegeben werden. Der Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung sollte ebenfalls ersichtlich sein. Gerade bei Leistungen kann es sich um eine längere Frist handeln, die auf der Rechnung vermerkt werden sollte. Minderungen des Entgeltes, die im Voraus besprochen wurden, müssen auf der Rechnung ersichtlich werden. Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten wie in der oben aufgeführten Beschreibung. Es besteht keine Hinweispflicht für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Es sollte aber darauf hingewiesen werden, weil andernfalls mit einer Verzögerung der Zahlung zu rechnen ist. Der Empfänger der Rechnung wird womöglich den mangelnden Steuerausweis bei einer Kontrolle der Rechnung beanstanden.

 

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Rechnung erstellen

Rechnungen dürfen nur Unternehmer ausstellen. Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Selbständig ist, wer auf eigene Rechnung mit der Absicht, Einnhamnen zu erzielen sich nachhaltig am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr beteiligt. Damit man mit dem Fiskus keine Probleme bekommt, sollten Sie bei dem Erstellen von einer Rechnung besonders gut auf jegliche Angaben achten, die notwendigerweise gemacht werden müssen. Dann wird man zumindest keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen. Wer also die Rechnung schreibt, alles mehrmals kontrolliert und sich an die Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung von Rechnungen hält, wird sich keine Vorwürfe machen können.

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  • Im ersten Schritt ist es wichtig, dass man seinen eigenen Namen und die Anschrift auf die Rechnung schreibt. Das alles gehört ganz oben hin. Zum Namen gehört übrigens nicht nur unbedingt der persönliche Name, sondern kann damit auch der Name der Firma gemeint sein. Es kommt immer darauf an, ob die Rechnung von einer juristischen (GmbH) oder natürlichen Person ausgestellt wurde. Nicht selten sieht man auch beide Namen, als den Namen des Inhabers und der Name der Firma.
  • Im zweiten Schritt geht es um den Namen und die Adresse des Empfängers der Rechnung. Es ist wichtig, dass hier alles richtig ist. Die Daten sollten also im Vorhinein überprüft werden. Der Adressat kann jedoch ebenfalls eine natürlich oder juristische Person sein, sodass man entweder den Namen der Firma oder den Namen der Person angeben muss.
  • Im nächsten Schritt muss man die Leistung oder das Produkt angeben. Diesbezüglich sollte die Menge, die Art und der Termin vermerkt werden. Es kommt also darauf an, was überhaupt verkauft wurde. Handelt es sich um eine Leistung oder um ein Konsumgut? Die Art des Produktes oder der Leistung muss unbedingt auf der Rechnung erscheinen. Produkte können beispielsweise einfache Kleider oder technische Geräte sein. Unter Leistungen werden Dinge wie das Erstellen eines Textes, das Designen einer Lampe oder eine persönliche Beratung zusammengefasst. Es muss unbedingt angegeben werden, wofür Geld ausgegeben wurde. Obendrein muss die Menge und der Termin spezifiziert werden. Das Finanzamt möchte auch wissen, wann die Ware geliefert oder wann die Dienstleistung erbracht wurde. Sollte es sich um eine Beratung handelt, sollte man den genauen Zeitrahmen angeben, in dem beraten wurde. Sollte es sich um Produkte handeln, sollte man die genaue Mengenanzahl angeben.
  • Im vierten Schritt geht es um die Netto-, Steuer- und Bruttobeträge. Jedweder Punkt, der aufgeführt wurde, ob es sich um eine Dienstleistung oder ein Produkt handelt, kann mit einem Steuer-, Brutto und Nettobetrag angegeben werden. Am Ende muss der Gesamtbetrag mit Netto, Brutto und Mehrwertsteuern ausgewiesen sein. Diese Regelung gilt aber nicht für diejenigen, die ein Kleinunternehmen führen, da diese schließlich keine Steuer zurück bekommen und auch keine bezahlen müssen. Das alles muss dann aber auf der Rechnung mit angegeben werden. Dies könnte wie folgt aussehen: Diese Leistungen sind umsatzsteuerfrei, gemäß §19 UStG. Die erhobenen Steuern können sich je nach Produkt und Leistung unterscheiden. Man muss jedoch selbst herausfinden, welche Steuersätze letzten Endes gelten. Man kann die aufgeführten Punkte auch als Bruttobeträge angeben, jedoch muss man dann am Ende ausrechnen, wie viele Mehrwertsteuer jeweils enthalten sind.
  • Im nächsten Punkt geht es um das Datum der Rechnungsausstellung sowie des Rechnungszeitraumes. Manche Leistungen können schließlich schon einmal einen ganzen Monat lange gelten, wie beispielsweise Telefon- oder Handyrechnungen. Dann muss dieses Datum auf der Rechnung erscheinen. Aber auch auch das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde, darf nicht fehlen. Bei einmaligem Termin reicht auch nur das Rechnungsdatum. Das Lieferdatum sollte dann aber als einzelner Punkt aufgeführt werden, sodass man auch weiß, was mit den beiden Daten gemeint ist.
  • Der sechste Schritt dreht sich um die Rechnungsnummer, die jede Rechnung vorweisen muss. Je nach Länge des Vertrages oder der Leistung sollte eine Rechnungsnummer vergeben werden, die sich nach und nach steigert. Dann kann das Finanzamt die Rechnungen auch besser miteinander abgleichen.
  • Im siebten Schritt geht es um die Steuernummer oder auch die Umsatzsteuer Identifikationsnummer. Diese Angabe ist überaus wichtig und darf unter keinen Umständen fehlen. Wenn man einen anderen Punkt vergessen sollte oder sich mal die Anschrift ändert, kann man anhand dieser Nummer alles herausfinden und rekonstruieren. Wenn keine UmsatzsteuerIdentNr. vorleigt, müssen Sie Ihre Steuernummer mit auf die Rechnung zu setzen.

Wenn das alles beachtet wird, sollte man eigentlich auf der sicheren Seite sein. Übrigens sollte auch darauf geachtet werden, dass die richtige Rechnung enthalten ist. Sollten Steuern geltend gemacht werden, jedoch eine falsche Rechnung enthalten sein, kann dies schnell zu immensen Probleme führen. In diesem Fall ist es immer besser, wenn man sich vorab darum kümmert. Wer es ganz genau wissen möchte, kann auch auf den Seiten des Bundesministeriums der Justiz das Steuergesetz einsehen. Unter dem § 14 UStG wird man alles noch einmal ganz genau einsehen können. Sollte es sich um einen Betrag handeln, der unter der 150 Euro Grenze liegt, kann man auch auf die Rechnungsnummer und die Anschrift des Kunden verzichten. Das wird dann nämlich als Kleinbetragsrechnung angesehen. Alle restlichen Angaben müssen aber genauso gemacht werden.

Wenn eine Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, ist diese nicht ordnungsgemäß. Dann kann keine Vorsteuer abgezogen werden. Daher ist der Rechnungsempfänger in einem solchen Fall berechtigt, den Rechnungsbetrag einzubehalten.

Außerdem sollten Ihre Rechnungen Einleitungs- und Schlusstexte beinhalten. Sprechen Sie Ihren Kunden persönlich an und geben Sie klare Zahlungsnaweisungen:

Beispiel Anrede:
Sehr geehrter Herr Meyer, vielen Dank für Ihre Bestellung und das uns entgegengebrachte Vertrauen. Wir berechnen Ihnen hiermit wie folgt: ...

Beispiel Schlusstext:
Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag - ohne Abzug (oder mit Skonto) - innerhalb von 14 Tagen unter Angabe der Rechnungsnummer auf folgendes Konto: IBAN // BIC

Bitte vermeiden Sie Formulierungen wie " … bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag auf unser Konto…" In der Fußzeile sind dann in kaum lesbarer Schriftgröße gleich mehrere Bankverbindungen aufgeführt.

 

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Die Reisekostenabrechnung

Sollte ein Unternehmen Reisekosten haben, wie es bei Seminaren, Fortbildungen etc. nur zu oft der Fall ist, muss dies auf der Rechnung gesondert aufgeführt werden. Das kann man dann entweder machen, indem man alle Belege sammelt und zusammenzählt oder aber einfach über Pauschalen. Die Pauschalen müssen aber mit dem Auftraggeber im Vertrag vereinbart werden. Was nicht als Selbstverständlich angesehen wird, sollte vorab verhandelt werden. Vermeintliche Nebensachen sollten also zu keiner Zeit vergessen werden, da somit am Ende eines jeden Monats jede Menge Zeit eingespart werden kann. Pauschalen sind Betriebsausgaben - und das in voller Höhe. Vorsteuer kann von ihnen nicht mehr abgezogen werden.

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Rechnungen online schreiben

Rechnungen können auch elektronisch im Internet erstellt werden (siehe auch http://rechnung-schreiben.info/elektronische+Rechnung.html). Da wirklich kein Selbstständiger um diese Arbeit herum kommt, bietet es sich umso mehr an, diese Arbeit online zu erledigen, wo man so einiges abgenommen bekommt. Für alle Webworker gibt es eine Möglichkeit, Rechnungen online zu schreiben. Aber warum sollte man seine Kunden im Internet verwalten und seine Rechnungen in einer Website erstellen? Es gibt überaus gute Faktura-Software, die diese Aufgaben erfüllen. Online Lösungen haben ein paar Vorteile: Man hat überall auf seine Daten Zugriff. Außerdem kann von einem gewissen Backup Effekt profitiert werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass der eigene PC den Geist aufgibt ist viel wahrscheinlicher, als dass der Anbieter die Daten verliert. Aber auch spezielle Zusatzleistungen wie eine digitale Signierung, sprechen eindeutig für das Online Angebot. Abschreckend kann womöglich wirken, dass man seine vertraulichen Daten nach außen geben muss. Letzten Endes muss jeder für sich entscheiden, wie er seine Daten verwalten möchte.

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Online Rechnungsprogramme kosten jedoch auch etwas, weshalb man sich zuvor erst einmal über einzelne Anbieter aufklären sollte:

Easybill ist beispielsweise ein Anbieter, der auf den ersten Eindruck recht gut ist. Die Internetseite wirkt sehr aufgeräumt und professionell. Man kann sich sehr schnell registrieren und befindet sich im Anschluss direkt auf dem Arbeitsplatz. Wichtig ist ja aber, dass alles funktioniert. Zunächst sollte man die notwendigen Steuerlichen Daten und Zahlungsinfos eingeben. Dann kann es auch schon losgehen. Man kann einzelne Kunden anlegen. Diesen kann man dann auch Angebote und Rechnungen senden. Auf der Startseite erhält man eine schöne Übersicht über die Zahlungseingänge und die offenen Rechnungen. Für den Anbieter sprechen also eine einfache Verwaltung der Kunden, Textbausteine und das Rechnungen schreiben. Man hat die Möglichkeit sich zwischen 3 verschiedenen Arten von Accounts zu entscheiden. Free, Basic und Premium: Hier gibt es aber nur Begrenzungen in der Kundenzahl. Im Plus Tarif ist diese demnach nicht begrenzt, kostet aber auch einen bestimmten Betrag im Monat. Im Free Account kann man nur 3 Kunden anlegen, im Basic 20. Waren und Dienstleistungen können ganz einfach angelegt werden. Die Rechnungen können angepasst werden. Datenschutz steht laut des Anbieters an höchster Stelle, sodass man sich darüber wohl keine Gedanken machen muss.

Fastbill ist ebenfalls ein Anbieter in diesem Bereich. Man kann online Rechnungen verwalten, jedoch ist der Service hier umfangreicher. Nach der Anmeldung sieht alles sehr übersichtlich und aufgeräumt aus. Man wird sich sehr schnell zurecht finden. Interessant ist auch, dass es eine integrierte Zeiterfassung gibt, die es einem erlaubt, die eigenen Aufträge sehr genau abzurechnen. Es gibt 4 Flash Videos, in denen die wichtigsten Bereiche erklärt werden. Für registrierte Nutzer stehen viele kostenlose Vertragsvorlagen bereit. Man findet neben Webdesignverträgen auch Domainkauf- und Gesellschaftsverträge. Im Blog werden ebenfalls nützliche Infos bereitgestellt. Hier erhält man also ein recht umfangreiches Angebot. Es werden 6 Tarife angeboten: Mit dem Free Tarif kann man 3 Kunden anlegen. Bei den anderen Tarifen, die zwischen 9 und 99 Euro im Monat kosten, können natürlich mehr Kunden angelegt werden. Es sind außerdem separate Mitarbeiter Logins möglich. Es können Arbeitszeiten erfasst werden. Dank einer SSL Verschlüsselung, einem täglichen Backup und einem strengen Datenschutz kann auf höchste Sicherheit vertraut werden.

Billomat ist ein weiterer Anbieter in diesem Bereich, jedoch ist hier die Anmeldung etwas komisch. Man muss nicht nur die E-Mail Adresse und das Passwort eingeben, sondern auch eine ID. Ein wenig gewöhnungsbedürftig ist auf den ersten Blick auch das große Vorschau Bild auf der Seite. Hiermit soll aber einfach gezeigt werden, welche Details und Ausgaben möglich sind, sobald man selbst genug Daten eingetippt hat. Bei Billomat kann man Dokumente, Artikel und Leistungen anlegen. Natürlich können auch einzelne Kunden angelegt werden. Alles geht sehr schnell und einfach, sodass man sich schnell zurecht finden wird. Die Rechnung kann dann als PDF angezeigt und ausgedruckt werden. Der Anbieter bietet jedoch keinen direkten Postversand an. Hierzu muss mit PixelLetter gearbeitet werden. Hier ist auch eine Signierung möglich, jedoch kostet beides Extra. Es werden 4 Tarife angeboten: Bei der kostenlosen Variante können 25 Kunden angelegt werden. Obendrein können 50 Artikel, jedoch nur 5 Rechnungen im Monat angelegt werden. Alle anderen Tarif erlauben entsprechend mehr und die Kosten liegen zwischen 9 und 49 Euro pro Monat. Die Verwaltung von Artikeln ist wirklich sehr einfach. Der Datenschutz ist dank einer SSL Verschlüsselung gegebenen (nur bei den kostenpflichtigen Varianten).

Bei Online Rechnungen.de sind all diejenigen richtig, die eine recht simple Lösung brauchen, um Rechnungen zu verfassen. Diese Internetseite wurde mit Absicht sehr einfach gehalten. Auf dieser Internetseite können Rechnungen gespeichert und als PDF gespeichert werden. Im kostenlosen Tarif ist das jedoch auch schon alles, was man machen kann. Das ist aber auch genau das, was ein Selbstständiger benötigt. Der Service unterscheidet mit Mehrwertsteuer Ausweis und Kleinunternehmen ohne Mehrwertsteuer Ausweis. Die Eingabe der Rechnung kann sehr einfach und schnell erfolgen. Es gibt auf der Startseite einen nützlichen Hinweis, was an für sich alles auf eine Rechnung gehört. Mit der kostenpflichtigen Version können auch Kunden und Artikel einfach verwaltet werden. Der kostenlose Tarif erlaubt bis zu 3 Rechnungen pro Tag. Für 4 bis 4,90 Euro im Monat kann man jedoch unbegrenzt viele Rechnungen verfassen. Auch eigene Vorlagen können verwendet und offene Posten verwaltet werden. In den kostenpflichtigen Tarifen gibt es Backups und SSL, sodass die Datensicherung gewährleistet ist.

 

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Rechnung Beispiel

Nun wurde bereits so viel über eine Rechnung erzählt, sodass auch einfach mal ein Beispiel folgen sollte. Wie kann eine Rechnung aussehen? Im Internet wird man viele Muster finden, doch kann man diesen auch trauen? Um auf Nummer Sicher zu gehen, sollte man sich an die folgenden Formvorschriften halten. Dann wird die Rechnung auch vom Finanzamt ohne Probleme anerkannt.

Beispiel steuerfreie RechnungBeispiel steuerpflichtige Rechnung
Beispiel steuerfreie Rechnung Beispiel steuerpflichtige Rechnung

Als Überschrift kann zunächst der Name des Unternehmens oder einfach "Rechnung" genommen werden. Auf der linken Seite der Rechnung kann dann die Anschrift und der Name des Kunden stehen. Wenn die Rechnung mit der Post verschickt wird, wird sich dies auch auszahlen, da man dann die Adresse schon an der richtigen Stelle hat. Auf der rechten oberen Seite der Rechnung sollte dann die eigene Adresse, der eigene Name oder der Name des Unternehmens Platz finden. Auch die Telefonnummer kann angegeben werden, sodass der Kunde sich direkt melden kann, wenn Rückfragen anstehen. Probleme, die womöglich auf der Rechnung auftreten, können somit schnell behoben werden. Neben der Telefonnummer ist es in Zeiten wie diesen auch üblich, eine E-Mail Adresse auf der Rechnung anzugeben. Nachdem diese ganzen Informationen abgetippt wurden, kommen die besonders wichtigen Angaben. Ein paar Zeilen unter der eigenen Adresse könnte die Rechnungsnummer Platz finden. Diese muss einmalig sein. Diese Nummer ist für die Rechnung sehr wichtig, da sie damit identifiziert werden kann. Nach der Rechnungsnummer sollte das Ausstellungsdatum der Rechnung vermerkt sein. In der Mitte der Rechnung sind zumeist die Angaben zu den Leistungen oder Produkten zu finden. Der Übersichtlichkeit halber sollte man einen Strich zur Abtrennung einfügen, sodass ganz klar gemacht wird, dass nun die Produkte oder Dienstleistungen aufgelistet werden. Die Rechnung sollte schließlich gut gegliedert sein und ordentlich aussehen. Man kann die Produkte in einer Art Liste bzw. Tabelle aufführen. Ganz links auf der Rechnung sollte dann zum Beispiel "Menge" stehen. Darunter dann die jeweilige Anzahl. Als 2. Punkt kann die Artikel-Nummer auf der Rechnung vermerkt werden. Obendrein sollte auch noch eine Bezeichnung zu sehen sein, die Aufschluss über die Art des Produktes oder der Dienstleistung gibt. Nur durch die Artikelnummer werden Leser der Rechnung nämlich nicht schlau. Danach können dann schon die Preise der jeweiligen Produkte angewiesen werden. Zuerst der Einzel- und dann der Gesamtpreis. Wenn die Tabelle oder die Liste dann zum Ende kommt, sollte erneut ein Strich auf der Rechnung erscheinen, der die Tabelle quasi abschließt. Darunter kann man dann den Gesamtbetrag vermerken, der sich durch die kumulierten Einzelbeträge ergibt. Unter dem Rechnungsbetrag muss außerdem noch eine wichtige Angabe auf der Rechnung gemacht werden. Sofern dies nicht bereits innerhalb der Tabelle erledigt wurde, sollte unter der Auflistung ein kleiner Kasten eingefügt werden, der die Mehrwertsteuer enthält. Hierin sollte auch der Nettobetrag vermerkt sein. Ebenfalls sollten die Zahlungsarten auf der Rechnung Platz finden. Bestenfalls lässt man unter der Liste oder Tabelle einige Zeilen frei und schreibt dann beispielsweise "Zahlungsart: Vorkasse" hin. Wenn es sich um Vorkasse handelt, wurde der Betrag bereits erhalten, sodass auf der Rechnung noch ein Vermerk wie "Dankend erhalten" zu finden sein sollte. Sollte das Rechnungs- dem Lieferdatum entsprechen sollte dies mit dem Satz: "Sofern nicht anders angegeben entspricht das Rechnungs- dem Lieferdatum" auf der Rechnung angegeben sein. Im unteren Teil der Rechnung sollte außerdem noch die Bankverbindung des Unternehmens aufgeführt sein. Es kann ja auch sein, dass Kunden nicht per Vorkasse zahlen, sondern per Nachnahme, wozu dann eine gültige Kontonummer notwendig wäre.

Beispiele für eine ordnungsgemäße Rechnung sowie Kleinbetragsrechnung mit Erläuterungen der Oberfinanzdirektion Niedersachsen zum Ausstellen von Rechnungen finden Sie hier:

 

Wer sich an all diese Vorgaben hält, wird sicherlich keine Fehler beim Erstellen seiner Rechnung machen. Man wird schnell merken, dass es gar nicht mal so schwer ist, eine Rechnung zu erstellen. Man muss sich zwar zunächst in die Materie reinfinden, jedoch hat man die grundlegenden Dinge schnell ins einem Kopf verankert. Wichtig ist, dass das Finanzamt die Rechnung absegnet und keine Fehler feststellt. Wer zum ersten Mal eine Rechnung erstellt, sollte am Ende alles gründlich überprüfen, da sich immer mal Fehler einschleichen können. Dieses Beispiel dient außerdem nur zur Orientierung. Eine Rechnung kann auch ganz anders aufgebaut werden, jedoch wäre das eine mögliche Form. Wer seine Rechnung noch übersichtlicher oder freundlicher gestalten möchte, kann auch zusätzlich mit Farben arbeiten. Das machen viele Unternehmen gerne. Da sich die Anforderungen an eine Rechnung immer mal ändern, sollte man außerdem die Vorschriften im Auge behalten und Änderungen direkt gründlich durchlesen. Unten finden Sie auch Vorlagen, die Sie direkt verwenden können

 

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Rechnungsvorlagen zum Download

Wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung schreiben, genügt eine einfache kostenlose Rechnungsvorlage beispielsweise für Word oder Excel. Sie suchen nach einer Rechnungsvorlage zum Download? Hier erhalten Sie einen Überblick, wo Sie kostenlose Rechnungsvorlagen herunterladen können. Die Vorlagen sind bereits fertig formatiert, Sie müssen nur noch die Rechnung ausfüllen:

 

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Steuerliches Info-Center
Bundesfinanzministerium
Bundeszentralamt für Steuern
Bundesfinanzhof
Elster

Weitere Informationen:

Stellungnahme des DStV-Arbeitskreises Rechnungslegung zum IDW EPS 840
Mit der Novellierung des Finanzanlagenvermittler- und Vermögensanlagenrechts hat der Gesetzgeber klare Regelungen hinsichtlich der Berufszulassung und -ausübung gewerblicher Vermittler von Finanzanlagen geschaffen. Hierzu gehört auch die Pflicht der Gewerbetreibenden, die Einhaltung dieser Normen für jedes Kalenderjahr durch einen geeigneten Prüfer prüfen zu lassen. Da Art und Umfang dieser ...

Ausstellen von Rechnungen i.S. der §§ 14, 14a UStG und Vorsteuerabzug 
Durch das Steueränderungsgesetz 2003 sind die Vorschriften in §§ 14 und 14a UStG zur umsatzsteuerlichen Rechnungsstellung neugefasst worden. Zugleich wurde durch eine Neufassung des § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG klargestellt, dass nur noch solche Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen, die den neuen Rechnungslegungsvorschriften entsprechen. Diese Änderungen sind am 01.01.2004 in Kraft getre...

Öffentliche Veranstaltung zur neuen europäischen Rechnungslegungsrichtlinie
Gemeinsam mit der britischen Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) und dem niederländischen Berufsverband Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) organisiert die European Federation of Accountants and Auditors for SMEs (EFAA) am 14. Juli 2014 in Brüssel eine öffentliche Veranstaltung zur neuen europäischen Rechnungslegungsrichtlinie (Richtlinie 2013/34/EU). Besa...

Geld sparen mit elektronischen Rechnungen
Auf dem Weg zum papierlosen Büro macht Deutschland weiter Fortschritte. Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) mit Vertretern aus Politik, Wirtschaft und Verbänden hat den Standard ZUGFeRD für die E-Rechnung erarbeitet. Der Hightech-Verband BITKOM empfiehlt Unternehmen, den neuen Standard für ihr Rechnungswesen zu übernehmen. „Die elektronische Rechnungslegung spart viel Z...

Vorsteuerabzug: Verweis auf Geschäftsunterlagen in Rechnungen zulässig
Vorsteuerabzug: Verweis auf Geschäftsunterlagen in Rechnungen zulässig Rechtslage Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung. In letzter Zeit häufen sich die Fälle, in denen Unternehmen der Vorsteuerabzug versagt wird, weil die Beschreibung der abgerechneten Leistung in der Rechnung unzureichend ist. Ein neues Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) kann hier aber A...

 

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