E-Rechnungen: Informationen, Beispiele und Vorlagen
Was ist eine E-Rechnung? Wann muss ich Sie verschicken? Und vor allem, wie erstelle ich eine elektronische Rechnung? Die Antworten auf diese Fragen und weitere wichtige Informationen zum Thema findest du auf dieser Seite.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die E-Rechnung wird durch einen XML-Code strukturiert. Dadurch können Rechnungen vollständig digital und ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet werden. E-Rechnungen erleichtern die Buchhaltung, sparen Zeit, reduzieren Fehler und sorgen für einen schnellen und transparenten Ablauf – von der Ausstellung über den Versand bis zur Archivierung.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich: Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen mindestens empfangen können. Besonders im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern ist die E-Rechnung schon länger gesetzlich vorgeschrieben.
Der größte Vorteil: Mit der E-Rechnung wird der gesamte Rechnungsprozess durchgehend digital, papierlos und effizient – und die gesetzlichen Vorgaben werden automatisch erfüllt.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Je nach Land und Anwendungsbereich gibt es verschiedene Formate für E-Rechnungen. Die wichtigsten E-Rechnungsformate im deutschsprachigen Raum sind:
Deutschland:
XRechnung: Das offizielle Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es basiert auf XML und erfüllt die europäischen Vorgaben (EN 16931).
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten (XML) kombiniert. ZUGFeRD wird sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich eingesetzt und ist mit der XRechnung kompatibel.
Österreich:
ebInterface: Das am weitesten verbreitete Format für elektronische Rechnungen in Österreich, vor allem im Kontakt mit öffentlichen Stellen. Es basiert auf strukturierten XML-Daten.
Schweiz:
QR-Rechnung: Das schweizerische Rechnungsformat mit einem QR-Code auf dem Zahlteil. Es vereinfacht das Bezahlen und wird von Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen genutzt. Die QR-Rechnung ersetzt die früheren orangen und roten Einzahlungsscheine.
Swiss Invoice (früher „eRechnung CH“): Das elektronische Rechnungsformat für den Austausch mit Behörden und Unternehmen, oft über das E-Rechnungsnetzwerk.
ZUGFeRD/Factur-X: Auch dieses hybride Format findet in der Schweiz zunehmend Anwendung, vor allem für internationale Geschäftsbeziehungen.
Achtung: Eine einfache PDF-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Unterschied von ZUGFeRD und XRechnung
Je nach Land und Anwendungsbereich gibt es verschiedene Formate für E-Rechnungen. Die wichtigsten E-Rechnungsformate im deutschsprachigen Raum sind:
Deutschland:
XRechnung: Das offizielle Standardformat für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es basiert auf XML und erfüllt die europäischen Vorgaben (EN 16931).
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten (XML) kombiniert. ZUGFeRD wird sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich eingesetzt und ist mit der XRechnung kompatibel.
Österreich:
ebInterface: Das am weitesten verbreitete Format für elektronische Rechnungen in Österreich, vor allem im Kontakt mit öffentlichen Stellen. Es basiert auf strukturierten XML-Daten.
Auch das internationale Peppol-Format wird zunehmend akzeptiert.
Schweiz:
QR-Rechnung: Das schweizerische Rechnungsformat mit einem QR-Code auf dem Zahlteil. Es vereinfacht das Bezahlen und wird von Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen genutzt. Die QR-Rechnung ersetzt die früheren orangen und roten Einzahlungsscheine.
Swiss Invoice (früher „eRechnung CH“): Das elektronische Rechnungsformat für den Austausch mit Behörden und Unternehmen, oft über das E-Rechnungsnetzwerk.
ZUGFeRD/Factur-X: Auch dieses hybride Format findet in der Schweiz zunehmend Anwendung, vor allem für internationale Geschäftsbeziehungen.
Erfahre mehr über die E-Rechnungspflicht:
Gibt es eine Pflicht, E-Rechnungen zu schreiben und zu versenden?
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD sind anerkannte Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland, unterscheiden sich jedoch in Aufbau, Einsatz und Nutzung:
XRechnung
basiert vollständig auf einem strukturierten XML-Datenformat, das nach einem vorgegebenen Schema aufgebaut ist.
enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten – es gibt keine visuelle Darstellung.
ist seit 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verpflichtend, da Behörden dieses Format für den automatisierten Rechnungseingang benötigen.
ZUGFeRD
kombiniert ein strukturiertes XML-Datenset mit einem menschenlesbaren PDF-Dokument („hybrides Format“).
erlaubt es, Rechnungen sowohl elektronisch zu verarbeiten als auch per PDF anzusehen oder auszudrucken.
wird vor allem im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) eingesetzt und bietet durch die PDF-Komponente eine größere Flexibilität.
Kurz gesagt:
Die XRechnung ist strikt auf die elektronische Verarbeitung durch Behörden ausgelegt, während ZUGFeRD den Vorteil einer hybriden Lösung bietet, die sowohl digitale Weiterverarbeitung als auch eine einfache Ansicht ermöglicht.
Alle deutschen Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten!
Übergangsfristen für Deutschland
Für Deutschland gibt es Übergangsfristen, über welche geregelt wird, ab wann welcher Unternehmer E-Rechnungen versenden muss. Diese sehen folgendermaßen aus:
| Zeitraum | Versand-/Ausstellungspflicht | Bemerkungen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 – 31. Dezember 2026 | Übergangsfrist | E-Rechnung ist Standard; PDF-/Papierrechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig |
| 1. Januar 2027 – 31. Dezember 2027 | Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen mit > 800.000 € Umsatz (2025) | Kleinere Unternehmen dürfen weiterhin PDF-/Papierrechnungen senden (mit Zustimmung des Empfängers) |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen | Ausschließlich strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erlaubt |
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Um eine E-Rechnung zu schreiben, benötigst du eine spezielle Software, die den XML-Code erstellt und in das Dokument einbettet. Word und Excel können das nicht. Daher ist es nicht möglich, ohne zusätzliche Tools mit diesen Programmen E-Rechnungen zu erstellen.
Mit Word und/oder Excel ist es nicht möglich, E-Rechnungen zu erstellen. Unternehmen sollten daher schnellstmöglich auf eine professionelle Rechnungssoftware umsteigen:
ZUGFeRD: Beispiel und Vorlage
Nicht alle E-Rechnungen sind visuell darstellbar, denn eine XRechnung zum Beispiel besteht lediglich aus einem XML-Code. Bei der ZUGFeRD-Rechnung jedoch ist der XML-Code in der PDF-Rechnung eingebettet. Das hat den Vorteil, dass der Beleg zum einen korrekt strukturiert und maschinenlesbar ist, gleichzeitig aber auch durch Menschen gelesen werden kann.
Beispiel XML-Code einer E-Rechnung
Nachfolgend siehst du einen XML-Ausschnitt einer strukturierten E-Rechnung gemäß dem XRechnungs-Standard (EN 16931). Die Daten werden in einem maschinenlesbaren Format bereitgestellt und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland.
BT-Felder in E-Rechnungen
In der elektronischen Rechnungsstellung nach EN 16931 werden sogenannte Business Terms (BT-Felder) verwendet. Jedes BT-Feld beschreibt ein einzelnes Datenelement der Rechnung, zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäuferangaben oder Steuerbeträge. Diese Felder sind eindeutig nummeriert (z. B. BT-1 für die Rechnungsnummer) und legen fest, welche Informationen verpflichtend, bedingt oder optional übermittelt werden müssen. Durch die standardisierte Struktur der BT-Felder wird sichergestellt, dass Rechnungsdaten von unterschiedlichen Systemen korrekt interpretiert und automatisiert verarbeitet werden können.
E-Rechnung senden und empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich im strukturierten Format anzunehmen. Für den Versand bedeutet das: Neue Rechnungen sollten möglichst im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und elektronisch übermittelt werden. Der Versandweg ist nicht vorgeschrieben – eine E-Rechnung kann auch per E-Mail verschickt werden, solange das strukturierte XML-Dokument korrekt angehängt ist. Entscheidend ist, dass die Rechnung den Anforderungen der EN 16931 genügt. Reine PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als E-Rechnungen, dürfen aber übergangsweise noch mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
E-Rechnung validieren
Damit eine E-Rechnung rechtskonform ist, muss sie dem Standard der EN 16931 entsprechen – dies betrifft unter anderem Datenstruktur, Pflichtfelder und die technische Lesbarkeit. Vor dem Versand sollte daher eine automatische Validierung erfolgen, zum Beispiel mithilfe von Softwarelösungen, ERP-Systemen oder Online-Validatoren. Eine formal oder technisch fehlerhafte E-Rechnung kann vom Empfänger zurückgewiesen werden und führt ggf. zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Eine gültige E-Rechnung muss auch eindeutig einer Leistung zuzuordnen sein – insbesondere bei Korrektur- oder Stornorechnungen.
E-Rechnung archivieren
Die Archivierung von E-Rechnungen unterliegt denselben steuerlichen Anforderungen wie bei Papierrechnungen – allerdings mit dem Unterschied, dass das strukturierte elektronische Format erhalten bleiben muss. Die Aufbewahrung hat in Deutschland für zehn Jahre, unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar zu erfolgen. Konvertierungen in andere Formate (z. B. PDF) genügen nicht. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie ein GoBD-konformes Archivsystem nutzen, das sowohl den Zugriff auf die Original-XML-Dateien als auch deren Dokumentation gewährleistet.
Häufige Fragen (FAQ) zu E-Rechnungen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
Gibt es eine E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Ja, am 1. Januar 2025 wurde die E-Rechnungspflicht in Deutschland eingeführt. Diese gilt sukzessive für alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich erstellen. Seit 2025 muss jeder Unternehmer elektronische Rechnungen empfangen können.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
ZUGFeRD und XRechnung sind die gängigen Formate in Deutschland.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
Ein hybrides Format mit einer PDF-Datei und eingebetteten strukturierten XML-Daten.
Was ist eine XRechnung?
Ein rein strukturiertes XML-Format, das speziell für öffentliche Aufträge entwickelt wurde.
Gilt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
Nein, eine reine PDF-Rechnung ist keine elektronische Rechnung.