Kostenlose Rechnungsvorlagen - Download & Infos
Ob Standardabrechnung, Bauleistung, Kleinunternehmerregelung oder Reverse-Charge – Rechnungen müssen nicht nur gut aussehen, sondern auch den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Unsere Sammlung zeigt dir anhand verschiedener Beispiele, wie eine korrekte und übersichtliche Rechnung aufgebaut sein kann.
Alle Rechnungsvorlagen decken typische Anwendungsfälle ab – von der einfachen Materialrechnung über Abschlags- und Schlussrechnungen bis hin zu speziellen Anforderungen wie § 13b UStG oder innergemeinschaftlichen Leistungen. Klar gegliedert, realitätsnah und praxisbewährt.
Finde die passende Vorlage für deinen Anwendungsfall – und verschaffe dir schnell einen Überblick, wie eine ordnungsgemäße Rechnung aussehen sollte.
Vorlage: Rechnung Standard
Mit unserer Rechnungsvorlage Standard bekommst du ein klassisches Beispiel dafür, wie eine professionelle Rechnung aufgebaut sein sollte. Von der Kopfzeile über die einzelnen Positionen bis zur Summe ist alles übersichtlich dargestellt – genau so, wie es im Geschäftsalltag gebraucht wird.
Diese Vorlage zeigt dir, worauf es bei einer klar strukturierten Rechnung ankommt.
Vorlage: Rechnung mit gruppierten Positionen
Diese Vorlage zeigt, wie sich Rechnungspositionen sinnvoll in einzelne Bereiche gliedern lassen – zum Beispiel in „Arbeit“ und „Material“. So bleibt die Abrechnung übersichtlich, und deine Kundinnen und Kunden sehen sofort, wofür welche Kosten anfallen.
Die Gruppierung eignet sich besonders gut, wenn du verschiedene Arten von Leistungen anbietest, die getrennt dargestellt werden sollen – sauber aufgeteilt, klar nachvollziehbar.
Vorlage: Rechnung mit ausgewiesenen Lohnkosten
Diese Rechnungsvorlage trennt klar zwischen Lohn- und Materialkosten – mit eigener Zwischensumme für jeden Bereich (wichtig für Handwerker). Die Lohnkosten werden dabei einzeln ausgewiesen, inklusive Stundenzahl und Stundensatz. Das sorgt für volle Transparenz und nachvollziehbare Kalkulation – besonders hilfreich bei handwerklichen oder projektbasierten Leistungen.
Für Privatkunden ist der separate Ausweis der Lohnkosten besonders wichtig, da sie gemäß § 35a EStG 20 % der Arbeitskosten (inklusive Fahrtkosten und Mehrwertsteuer) steuerlich geltend machen können – bis zu 1.200 € pro Jahr. Damit das Finanzamt den Steuerbonus anerkennt, müssen die Lohnkosten in der Rechnung klar ausgewiesen sein. Fehlt dieser Ausweis, kann der Kunde die Zahlung zurückhalten, bis eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Mit dieser Vorlage stellst du sicher, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und deinen Kunden die Inanspruchnahme von Steuervergünstigungen ermöglichen.
Vorlage: Rechnung Kleinunternehmer (ohne Umsatzsteuer)
Diese Vorlage ist speziell für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausgelegt. Sie enthält keine Umsatzsteuer und weist stattdessen den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis aus, dass gemäß der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Ideal für alle, die unterhalb der Umsatzgrenze bleiben und sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen – einfach, übersichtlich und gesetzeskonform.
Der Aufbau entspricht einer regulären Rechnung, allerdings ohne Steuerangaben – so sparst du Zeit und vermeidest formale Fehler.
Vorlage: Rechnung Bauleistungen nach § 13b Umsatzsteuergesetz
Diese Vorlage ist für Bauleistungen konzipiert, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht – gemäß § 13b UStG. Du stellst dabei wie gewohnt eine Rechnung, weist aber keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen enthält die Rechnung den vorgeschriebenen Hinweis, dass der Empfänger der Leistung die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt.
Das Verfahren gilt unter anderem bei Leistungen zwischen Bauunternehmern oder wenn der Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt.
Mit dieser Rechnungsvorlage erfüllst du die gesetzlichen Vorgaben und sorgst für eine korrekte Abwicklung.
Vorlage: Abschlagsrechnung
Diese Vorlage ist ideal, wenn du mit deinen Kunden Abschlagszahlungen vereinbart hast – etwa bei größeren Projekten, Bauaufträgen oder langfristigen Dienstleistungen. Statt erst am Ende abzurechnen, stellst du Teilbeträge während des Projektverlaufs in Rechnung.
Die Abschlagsrechnung enthält den vereinbarten Abschlagsbetrag inklusive Umsatzsteuer und ist so aufgebaut, dass sie problemlos mit späteren Teil- oder Schlussrechnungen kombiniert werden kann.
Perfekt für alle, die frühzeitig Liquidität sichern und trotzdem sauber dokumentieren wollen.
Vorlage: Schlussrechnung
Diese Vorlage zeigt, wie eine Schlussrechnung aufgebaut ist, bei der bereits geleistete Abschlagszahlungen berücksichtigt werden. Die vollständige Auftragssumme wird zuerst aufgeführt, anschließend werden alle Teilrechnungen als Abzüge aufgelistet. Am Ende bleibt der noch offene Restbetrag, der in Rechnung gestellt wird.
Die Struktur eignet sich besonders für Aufträge mit mehreren Zahlungsstufen – etwa bei Bau- oder Dienstleistungsprojekten – und sorgt für eine lückenlose, nachvollziehbare Abrechnung.
Vorlage: Vorlage: Rechnung an anderen EU-Staat (Reverse Charge)
Diese Rechnungsvorlage ist für Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gedacht. Wenn dein Geschäftspartner eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hat, wird keine deutsche Umsatzsteuer berechnet. Stattdessen greift das Reverse-Charge-Verfahren: Die Umsatzsteuerschuld geht auf den Leistungsempfänger im EU-Ausland über.
Die Vorlage enthält den nötigen Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers und bietet alle Pflichtangaben für eine innergemeinschaftliche Lieferung oder leistung.
So rechnest du korrekt und rechtskonform bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU ab.