Abschlagsrechnung schreiben
Bei größeren Aufträgen schreibt der Unternehmer in vielen Fällen eine Abschlagsrechnung, um einen bestimmten Teil des Rechnungsbetrages bereits vor Abschluss der Arbeiten zu erhalten.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung, die vor der Fertigstellung einer Leistung oder Lieferung gestellt wird. Sie dient dazu, bereits vereinbarte Teilbeträge nach bestimmten Projektphasen abzurechnen.
Merkmale einer Abschlagsrechnung:
Sie deckt einen Teilbetrag der Gesamtsumme ab.
Sie muss die gleichen Pflichtangaben wie eine normale Rechnung enthalten.
Alle gezahlten Abschläge werden später in der Schlussrechnung aufgelistet und von der Gesamtsumme abgezogen.
Die gesetzlichen Pflichtangaben müssen auch auf der Abschlagsrechnung vorhanden sein:
Was ist der Vorteil einer Abschlagsrechnung?
Die Abschlagsrechnung ermöglicht es dir, bereits einen Teil der Rechnungssumme zu erhalten, bevor der Auftrag komplett abgeschlossen ist. Das ist vor allem bei größeren Aufträgen sinnvoll, um dich zum einen abzusichern und zum anderen nicht in einen Liquiditätsengpass zu kommen und zum Beispiel Material vorab zu finanzieren.
Bei einem Auftrag mit einem großen Volumen, bei hohen Material- oder Personalkosten oder bei langwierigen Aufträgen kann es sinnvoll sein, eine Abschlagsrechnung zu stellen.
Unterschied: Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Anzahlungsrechnung
Auf den ersten Blick könnten alle drei Rechnungen denselben Zweck erfüllen. Das ist aber nicht der Fall. Die Rechnungen unterscheiden sich inhaltlich und in Bezug auf den Zeitpunkt, wann sie gestellt werden.
Das sind die Unterschiede:
- Abschlagsrechnung: Berechnung eines Teils der Gesamtsumme vor Abschluss des Auftrages.
- Teilrechnung: Ebenfalls Abrechnung eines Teilbetrages, allerdings konkret mit genauer Bezeichnung der Positionen.
- Anzahlungsrechnung: Rechnung über eine Anzahlung vor beginn der Arbeiten.
Beispielinhalte Positionen Abschlagsrechnung
In einer Abschlagsrechnung muss nicht jede Leistung im Detail aufgeschlüsselt sein – wichtig ist aber, dass die Positionen nachvollziehbar und klar bezeichnet sind. Die Angaben sollten den Zusammenhang zum Auftrag bzw. zur Gesamtleistung deutlich machen.
Beispiele für typische Positionstexte in einer Abschlagsrechnung:
„Abschlag für Projekt XY gemäß Angebot Nr. 123/2025 – 40 % des Leistungsumfangs“
„Teilzahlung für erbrachte Leistungen bis einschließlich KW 32/2025“
„Abschlagszahlung für Konzeptentwicklung und erste Umsetzungsschritte im Rahmen des Webprojekts“
„Vereinbarter Abschlag laut Auftragsbestätigung vom 05.04.2025“
Abschlagsrechnung: Muster & Vorlage
Mit einer Abschlagsrechnung werden Teilleistungen vor Abschluss des Auftrages abgerechnet. Hier findest du ein Beispiel, wie eine Abschlagsrechnung gestaltet sein kann.
Wann wird die Abschlagsrechnung gestellt?
Gesetzlich ist nicht vorgeschrieben, zu welchem Zeitpunkt eine Abschlagsrechnung gestellt werden darf. Der Zeitpunkt ist frei verhandelbar und wird in der Regel vertraglich oder im Angebot festgelegt.
Wichtig ist, dass du dich mit deinem Kunden frühzeitig über die Abschlagszahlungen einigst – am besten vor Auftragsbeginn oder spätestens vor der Leistungserbringung. Das sorgt für Transparenz, vermeidet Diskussionen und sichert dir eine bessere Liquiditätsplanung.
Typische Zeitpunkte für eine Abschlagsrechnung:
Nach Erreichen bestimmter Projektmeilensteine (z. B. 50 % der Arbeit erledigt).
Monatlich oder quartalsweise bei längeren Projekten.
Direkt nach Beginn einer Leistung, um Material- oder Vorlaufkosten abzudecken.
Wie hoch ist der Betrag in der Abschlagsrechnung?
Auch die Höhe einer Abschlagszahlung ist nicht gesetzlich festgelegt. Du kannst den Betrag frei mit deinem Kunden vereinbaren.
In der Praxis orientiert sich die Höhe oft am Leistungsfortschritt, an vereinbarten Teilabschnitten oder an Materialkosten, die vorfinanziert werden müssen.
Beispiele für gängige Abschlagsbeträge:
Ein fester prozentualer Anteil des Gesamtauftrags (z. B. 30 %, 50 % oder 70 %).
Ein Betrag entsprechend der bisher erbrachten Leistungen oder Lieferungen.
Staffelungen, z. B. mehrere kleinere Abschlagsrechnungen über den Projektzeitraum verteilt.
Die Schlussrechnung zur Endabrechnung
Sobald der Auftrag vollständig abgeschlossen ist, stellst du eine Schlussrechnung. Wichtig ist, dass die Abschlagsrechnung(en) in dieser berücksichtigt werden, denn natürlich wird der offene Betrag um die bereits gezahlten reduziert.
Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine anteilige Berechnung für bereits erbrachte oder begonnene Leistungen. Sie ermöglicht es, vor Abschluss eines Projekts bereits einen Teil des Rechnungsbetrags abzurechnen.
Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe. Eine Abschlagsrechnung kann jederzeit gestellt werden – idealerweise nach Vereinbarung im Vertrag oder im Angebot.
Was muss in einer Abschlagsrechnung enthalten sein?
Alle Pflichtangaben wie bei einer normalen Rechnung. Zusätzlich sollte erkennbar sein, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt.
Wie unterscheidet sich eine Abschlagsrechnung von einer Teilrechnung?
Der Begriff wird oft synonym verwendet. In der Praxis bedeutet „Abschlagsrechnung“ meist eine pauschale Teilzahlung, während eine „Teilrechnung“ sich auf genau definierte Teilleistungen bezieht.
Muss auf eine Abschlagsrechnung Umsatzsteuer ausgewiesen werden?
In der Schlussrechnung wird der Gesamtbetrag aufgeführt und alle bereits gestellten Abschlagsrechnungen als Abzug aufgeführt. Nur der Restbetrag wird dann fällig.
Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?
Ja – wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du auch in der Abschlagsrechnung die Umsatzsteuer korrekt ausweisen und abführen.