Mahnungen schreiben: Alles, was du wissen musst
Du hast deinen Auftrag ordnungsgemäß erfüllt, aber dein Kunde zahlt nicht. leider gibt es auch diesen ärgerlichen Fall. Nun ist es wichtig, dass du ordnungsgemäß mahnst, um rechtlich im Vorteil zu bleiben. Hier erfährst du, wie du das machst.
Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist eine klare Zahlungsaufforderung an deinen Kunden, wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wurde. Damit machst du deutlich, dass der offene Betrag fällig ist und du die Zahlung nun einforderst. Gleichzeitig wird der Kunde mit der Mahnung in Verzug gesetzt – das hat rechtliche Bedeutung.
Das solltest du wissen:
Eine Mahnung ist rechtlich nicht vorgeschrieben – oft genügt schon eine klare Rechnung mit Zahlungsziel.
Trotzdem ist sie sinnvoll, um dem Kunden deutlich zu signalisieren, dass du es ernst meinst.
Mahnungen können per Post oder auch per E-Mail verschickt werden – wichtig ist, dass der Kunde sie erhält.
Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung
Im Alltag verwenden viele die Begriffe gleichbedeutend – doch es gibt kleine, aber feine Unterschiede. Rechtlich kann schon eine höfliche Zahlungserinnerung als Mahnung gelten, wenn sie klar zur Zahlung auffordert.
Zahlungserinnerung:
Freundlicher Ton, oft als erste Stufe im Mahnprozess
Wird meist einige Tage nach Fälligkeit verschickt
Hat noch keinen „offiziellen“ Mahncharakter
Mahnung:
Klare, bestimmte Zahlungsaufforderung
Oft mit Frist, Hinweis auf Verzug und ggf. Mahngebühren
Wird meist als „1. Mahnung“, „2. Mahnung“ usw. betitelt
Du kannst also mit einer freundlichen Erinnerung starten und im nächsten Schritt formeller werden – je nach Situation und Kundenbeziehung.
Es empfiehlt sich in den meisten Fällen, erst einmal freundlich zu erinnern.
Wann ist ein Kunde in Zahlungsverzug?
Ein Kunde gerät in Verzug, wenn er eine fällige Rechnung nicht fristgerecht bezahlt und du ihn zur Zahlung aufforderst. Dabei spielt es eine Rolle, ob ein konkretes Zahlungsdatum auf deiner Rechnung steht.
Verzug tritt ein:
Sobald eine Mahnung verschickt wird (nach Fälligkeit der Rechnung)
Oder automatisch nach 30 Tagen – bei Geschäftskunden auch ohne Mahnung
Bei Privatkunden nur dann automatisch, wenn du in der Rechnung darauf hinweist („Bitte beachten Sie: Ab 30 Tagen nach Fälligkeit gerät der Kunde automatisch in Verzug.“)
Gut zu wissen:
Auch ohne Mahnung kannst du in bestimmten Fällen Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen.
Wichtig ist, dass du das Zahlungsziel in deiner Rechnung klar angibst.
Wann sollte ich die Mahnung verschicken?
Wenn du keine Zahlung erhalten hast, solltest du nicht zu lange warten. Denn je schneller du handelst, desto höher ist die Chance auf eine zeitnahe Begleichung.
Empfehlung für dein Mahnwesen:
1. Stufe: Zahlungserinnerung – ca. 3–7 Tage nach Fälligkeit
2. Stufe: Erste Mahnung – ca. 7–14 Tage später
3. Stufe: Letzte Mahnung – mit Hinweis auf rechtliche Schritte oder Inkasso
Dabei gilt: Du bist rechtlich nicht verpflichtet, mehrfach zu mahnen. Aber ein gestuftes Vorgehen wirkt oft professioneller – und ist kundenfreundlich.
Mahnung Muster
Die Gestaltung einer Mahnung ist sehr wichtig, sowohl rechtlich als auch psychologisch. Denn am besten ist es natürlich, wenn dein Kunde nach Erhalt der Mahnung seine Schulden bezahlt. Die folgende Vorlage zeigt dir, wie eine Mahnung aussehen kann.
Was muss auf einer Mahnung stehen?
Auch wenn es keine strengen gesetzlichen Pflichtangaben gibt, solltest du auf bestimmte Inhalte achten – damit deine Mahnung klar, nachvollziehbar und rechtssicher ist.
Diese Angaben gehören auf deine Mahnung:
Vollständiger Name und Adresse deines Unternehmens
Name und Anschrift des Kunden
Datum der Mahnung
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
Höhe des offenen Betrags
Eindeutige Zahlungsaufforderung mit neuer Frist
Bankverbindung (wenn nicht bekannt)
Hinweis auf Verzugszinsen oder Mahngebühren
Tipp: Bleib sachlich, aber klar – und vermeide Formulierungen, die wie eine Drohung wirken.
5 Tipps zur Vermeidung von Zahlungsausfällen
Schriftliche Auftragsbestätigung: Klare Vereinbarungen zu Preis, Leistung und Zahlungsziel vorab festhalten.
Eindeutiges Zahlungsziel in der Rechnung: Ein konkretes Datum nennen, z. B. „zahlbar bis zum 15.08.2025“.
Teilzahlung oder Vorkasse vereinbaren: Besonders bei Neukunden oder größeren Aufträgen.
Rechnungen sofort nach Leistung versenden: Verzögerungen bei der Abrechnung erhöhen das Risiko.
Zahlungserinnerungen automatisieren: Mit einer Rechnungssoftware den Überblick behalten und früh reagieren.
Ultima Ratio: Abgabe zum Inkassounternehmen
Wenn deine Mahnungen keine Wirkung zeigen, kannst du ein professionelles Inkassounternehmen beauftragen. Das ist zwar mit Kosten verbunden, kann sich aber lohnen – vor allem bei hohen Beträgen oder hartnäckigen Schuldnern.
Vorteile einer Inkasso-Abgabe:
Du sparst Zeit und Nerven
Der Schuldner nimmt die Forderung ernster
Inkassokosten und Zinsen können dem Schuldner in Rechnung gestellt werden
Aber Vorsicht:
Setze vorab eine letzte Zahlungsfrist
Kündige die Übergabe an ein Inkassobüro in deiner letzten Mahnung an
Prüfe die Seriosität des Inkassodienstleisters
Mahnung schreiben: Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich drei Mahnungen verschicken?
Nein. Rechtlich genügt eine Mahnung – mehrere Stufen sind nur gängige Praxis.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Ja, aber sie müssen angemessen sein. Üblich sind 2,50 € bis 5 € pro Mahnung. Bei Geschäftskunden kannst du pauschal 40 € Verzugsschaden geltend machen.
Wie hoch dürfen Verzugszinsen sein?
Bei Privatkunden: 5 % über dem Basiszinssatz.
Bei Geschäftskunden: 9 % über dem Basiszinssatz.
Wann lohnt sich Inkasso?
Wenn der Kunde nach letzter Mahnung nicht reagiert – besonders bei größeren Beträgen oder Wiederholungstätern.