Erfahre, wie du eine korrekte Rechnung schreibst
Rechnung schreiben – das klingt simpel, bringt aber rechtliche Anforderungen mit sich. In diesem Artikel erfährst du, was zu beachten ist.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, mit dem ein Unternehmen oder Selbstständige eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware gegenüber einem Kunden abrechnet. Sie enthält alle wichtigen Angaben, die für die Zahlungsabwicklung und die Buchhaltung erforderlich sind.
Typischerweise beinhaltet eine Rechnung u.a.:
den Namen und die Anschrift des Ausstellers und des Empfängers,
das Ausstellungsdatum,
eine eindeutige Rechnungsnummer,
eine Beschreibung der Leistung oder Ware,
den Betrag sowie
die ausgewiesene Umsatzsteuer (sofern umsatzsteuerpflichtig).
Rechnungen dienen nicht nur der Zahlungsaufforderung, sondern auch als rechtlicher Nachweis für Verträge und als Grundlage für die Steuererklärung. Damit sie rechtsgültig sind, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein – diese regelt in Deutschland unter anderem § 14 UStG.
Welche Pflichtangaben auf einer Rechnung vorhanden sein müssen, erfährst du in nachfolgendem Beitrag:
Wie schreibe ich eine Rechnung?
Bisher war es durchaus möglich, Rechnungen mit Word oder Excel zu schreiben – auch wenn viele Betriebe schon längst auf spezialisierte Rechnungsprogramme setzen. Wer wollte, konnte sich eine eigene Vorlage basteln, Kundendaten manuell einfügen, Beträge eintragen und daraus eine Rechnung als PDF speichern. Für viele Selbstständige war das eine einfache und kostengünstige Lösung.
Heute reicht das nicht mehr aus. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht müssen Rechnungen bestimmten technischen Anforderungen entsprechen. Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vor – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Diese Formate ermöglichen es, dass die enthaltenen Daten automatisiert verarbeitet werden können – etwa in der Buchhaltung oder bei der Finanzverwaltung. PDFs, die in Word oder Excel erstellt wurden, erfüllen diese Anforderungen nicht mehr.
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Mehr über die elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) erfährst du in diesem Beitrag:
Wie gestalte ich die Rechnung?
Die Rechnung schreiben ist das eine, denn natürlich sind die Pflichtangaben auf einer Rechnung rechtlich unverzichtbar – aber sie sind längst nicht alles. Auch das Design deiner Rechnung spielt eine zentrale Rolle, denn es vermittelt den ersten Eindruck von deinem Unternehmen.
Eine Rechnung sollte seriös, professionell und strukturiert wirken. Gleichzeitig bietet sie die Möglichkeit, deine Marke sichtbar zu machen. Dazu gehört in erster Linie dein Logo – es schafft Wiedererkennungswert und verleiht dem Dokument eine persönliche Note. Auch Farben, Schriftarten und die allgemeine Gestaltung sollten sich an deinem Corporate Design orientieren.
Ein klares Layout mit einer logischen Gliederung sorgt dafür, dass alle Informationen auf den ersten Blick erfasst werden können – das spart nicht nur dem Kunden Zeit, sondern vermeidet auch Rückfragen.
Mit modernen Rechnungsprogrammen kannst du das Layout deiner Rechnung individuell anpassen:
Dein Logo und Unternehmensfarben integrieren
Schriftarten und Abstände ändern
Eigene Fußzeile
Wiederverwendbare Vorlagen für verschiedene Kundengruppen oder Leistungen speichern
Ein durchdachtes Design ist also kein „Nice-to-have“, sondern ein professioneller Bestandteil deines Außenauftritts – gerade für Selbstständige, Start-ups und kleine Unternehmen. Außerdem macht das Rechnung schreiben so viel mehr Spaß!
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Wie schreibe ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?
Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) fällst, erhebst du keine Umsatzsteuer und musst diese nicht abführen. Deine Rechnung darf deshalb keine Umsatzsteuer ausweisen, muss aber dennoch alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten: Name und Anschrift von dir und dem Kunden, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Beschreibung der Leistung, das Leistungsdatum sowie den Nettobetrag. Wichtig ist außerdem ein Hinweis wie: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ So stellst du klar, dass du von der Umsatzsteuer befreit bist – was für deine Kunden und das Finanzamt gleichermaßen nachvollziehbar sein muss.
Hier erfährst du mehr über die Erstellung von Kleinunternehmerrechnungen.
Wie korrigiere und ändere ich eine Rechnung?
Achtung, eine geschriebene und versendete Rechnung darf nicht einfach geändert werden. Wichtig ist, dass alles nachvollziehbar bleibt. Aus diesem Grund muss eine zu ändernde Rechnung korrigiert bzw. storniert und neu geschrieben werden. Dabei musst du immer klar auf die ursprüngliche Rechnung verweisen.
Häufige Fehler beim Rechnung schreiben
Wer regelmäßig Rechnungen erstellt, kennt es: Zwischen Kundendaten, Leistungszeitraum und Umsatzsteuersätzen schleichen sich schnell kleine Fehler ein. Diese können zu Zahlungsverzögerungen führen oder im schlimmsten Fall Ärger mit dem Finanzamt verursachen. Hier sind die fünf häufigsten Fehler – und wie man sie vermeiden kann:
1. Fehlende Pflichtangaben
Eine Rechnung muss bestimmte gesetzliche Angaben enthalten – beispielsweise die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Leistungszeitraum und den Steuersatz. Fehlen solche Angaben, gilt die Rechnung als formal fehlerhaft.
2. Doppelte oder unvollständige Rechnungsnummern
Rechnungsnummern müssen fortlaufend, eindeutig und einmalig vergeben werden. Doppelte oder fehlende Nummern stellen einen formellen Mangel dar und können im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandet werden.
3. Unklarer oder fehlender Leistungszeitraum
Oft wird nur das Rechnungsdatum genannt – der Zeitraum der Leistungserbringung fehlt. Dieser ist jedoch für eine korrekte Rechnung verpflichtend, insbesondere bei Dienstleistungen.
4. Fehlerhafte oder nicht ausgewiesene Umsatzsteuer
Die falsche Angabe des Steuersatzes, ein fehlender Umsatzsteuerbetrag oder das Versäumnis, die Kleinunternehmerregelung zu kennzeichnen, gehören zu den häufigsten Problemen. Das kann nicht nur steuerlich problematisch sein, sondern auch zu Rückfragen beim Kunden führen.
5. Fehlerhafte Adressdaten des Rechnungsempfängers
Ein häufiger, oft übersehener Fehler: Der Name oder die Adresse des Kunden ist nicht korrekt. Gerade im Geschäftskundenbereich kann das zu Missverständnissen oder Zahlungsverzögerungen führen.
Aufbewahrungsfristen & GoBD – So lange musst du Rechnungen aufbewahren
Wenn du Rechnungen schreibst, solltest du wissen, wie lange und auf welche Weise du diese aufbewahren musst. In Deutschland gibt es klare gesetzliche Vorgaben dazu, und auch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) solltest du unbedingt beachten – egal, ob du deine Rechnungen in Papierform oder digital erstellst.
Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Als Unternehmer oder Selbstständiger:
Du bist verpflichtet, deine Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren – das gilt sowohl für selbst ausgestellte als auch für empfangene Rechnungen (nach § 147 Abgabenordnung).Als Privatperson:
Hier gibt es grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Bei Bau- oder Handwerkerleistungen an deinem privaten Haus oder deiner Wohnung musst du die entsprechenden Rechnungen 2 Jahre lang aufheben.
Was fordern die GoBD?
Die GoBD (grunsätze zu ordnungsgemäßen Buchführung) regeln die digitale Aufbewahrung und sollen sicherstellen, dass:
deine Rechnungen unveränderbar und vollständig gespeichert sind,
du sie jederzeit schnell finden und innerhalb kurzer Zeit lesen kannst,
das Originalformat (zum Beispiel PDF, XRechnung, ZUGFeRD) erhalten bleibt,
und deine Ablage vor Manipulation geschützt ist.
Achtung: Es reicht bei digitalen Rechnungen nicht, diese einfach nur auszudrucken! Du musst die Originaldatei so aufbewahren, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und nachvollziehbar bleibt.
So kannst du die Aufbewahrungspflichten einfach erfüllen
Nutze am besten ein digitales Archivierungssystem oder eine GoBD-konforme Cloud-Lösung.
Lege regelmäßige Backups an und dokumentiere, wer auf deine Unterlagen zugreifen darf.
Sortiere deine Rechnungen sinnvoll, zum Beispiel nach Jahr, Kunde oder Projekt.
Im Falle einer Steuerprüfung solltest du alle Unterlagen schnell vorlegen können.