E-Rechnungen mit Word und Excel
Die E-Rechnungspflicht ist seit 2025 in Kraft und betrifft nahezu alle Unternehmen im B2B-Bereich. Dennoch nutzen viele kleinere Unternehmen nach wie vor Microsoft Word oder Excel zur Rechnungserstellung. Die Gründe dafür sind nachvollziehbar: Die Programme sind vertraut, flexibel und scheinen auf den ersten Blick ausreichend. Doch mit der rechtlichen Neuregelung und der technischen Umstellung auf strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD genügt eine einfache PDF oder manuell erstellte Datei nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – ist keine normale PDF-Datei. Sie besteht aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das automatisiert verarbeitet, archiviert und geprüft werden kann. Beispiele für solche Formate sind:
XRechnung: ein XML-basiertes Datenformat, das vor allem im öffentlichen Sektor vorgeschrieben ist
ZUGFeRD: ein hybrides Format, das sowohl visuell darstellbare Informationen (PDF) als auch eingebettete XML-Daten enthält
Diese Formate sind Voraussetzung dafür, dass Rechnungen automatisiert ausgelesen und in Buchhaltungssysteme übernommen werden können – ein zentrales Ziel der Digitalisierung des Rechnungswesens.
Word und Excel können keine E-Rechnung erzeugen
Auch wenn Word und Excel flexibel und individuell anpassbar sind, stoßen sie beim Thema E-Rechnung schnell an ihre Grenzen. Denn:
Die erzeugten Dateien enthalten keine strukturierte Datenbasis (kein XML-Format)
Es gibt keine Validierung gegen gesetzliche Anforderungen (Pflichtangaben, Formatlogik, etc.)
Die Rechnungen sind nicht automatisiert verarbeitbar – ein zentrales Kriterium der E-Rechnungspflicht
Ein einfacher Export als PDF genügt ebenfalls nicht, da dieser keine strukturierten Rechnungsinformationen enthält.
Ist die Nutzung von Word und Excel überhaupt noch erlaubt?
Ja – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. In Ausnahmefällen, etwa bei Privatkunden oder bei B2C-Geschäften, ist die Erstellung von Rechnungen mit Word oder Excel weiterhin möglich. Im regulären Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) hingegen ist die Nutzung dieser Tools nicht mehr erlaubt, sobald die Pflicht zur elektronischen Rechnung für Sie gilt.
Validierung ist Pflicht
Selbst wer ein externes Tool nutzt, um eine Word- oder Excel-Rechnung in eine strukturierte E-Rechnung umzuwandeln, steht vor einem weiteren Problem: Die erzeugte Datei muss valide sein. Das bedeutet: Sie muss den offiziellen Standards entsprechen und alle Pflichtangaben enthalten. Eine korrekte Validierung von elektronischen Rechnungen ist mit Office-Programmen allein nicht möglich.
Auf professionelle Rechnungssoftware umsteigen
Anstatt Rechnungen mühsam mit Word oder Excel zu erstellen, bieten dir professionelle Rechnungsprogramme eine komfortable und rechtssichere Lösung. Sie automatisieren viele Abläufe, sorgen für korrekte Formate und erleichtern die Verwaltung deiner Finanzen. Welche Programme sich dafür besonders eignen, erfährst du in unserem Vergleich.
