Rechnungen mit Word und Excel bald nicht mehr möglich
Die Zeiten, in denen Word oder Excel für die Rechnungserstellung ausreichen, gehen dem Ende zu. Rechnungen im Word- und Excel-Format waren wegen der GoBD ohnehin nie zulässig: Diese Formate sind veränderbar und erfüllen damit nicht die Anforderung der unveränderlichen Archivierung. Bislang war die Konvertierung in ein PDF eine gängige Lösung, um dieser Pflicht nachzukommen.
Seit 2025 reicht aber auch das sukzessive nicht mehr aus. Mit der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich müssen Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden – etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Wer weiterhin Rechnungen als Word-Dokument, Excel-Datei (auch als PDF formatiert) verschickt, riskiert nicht nur Fehler und Verzögerungen, sondern verstößt gegen gesetzliche Vorgaben und kann von Geschäftsprozessen ausgeschlossen werden.
Warum Word/Excel-Rechnungen bald nicht mehr akzeptiert werden
Der Hauptgrund liegt in den gesetzlichen Vorgaben. Rechnungen müssen zukünftig in einem strukturierten Format wie der XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden, um automatisch verarbeitet werden zu können. PDFs, die aus Word- oder Excel-Dateien erzeugt werden, erfüllen diese Voraussetzung nicht, da sie keine maschinenlesbaren Rechnungsdaten enthalten. Es fehlt an der technischen Struktur, um diese Dokumente direkt in Buchhaltungssysteme oder Prüfsoftware zu importieren.
Hinzu kommt, dass viele Word- und Excel-Vorlagen manuell gepflegt werden. Das führt nicht nur zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit – etwa durch Zahlendreher oder vergessene Pflichtangaben – sondern auch zu Unsicherheiten bei Betriebsprüfungen. Auch die revisionssichere Ablage gemäß GoBD ist mit Office-Dokumenten nur schwer umzusetzen.
Mit Einführung der E-Rechnungspflicht gelten neue Anforderungen:
Rechnungen müssen elektronisch strukturiert sein
Die Daten müssen maschinell verarbeitbar sein
PDF, Word und Excel erfüllen diese Anforderungen nicht
Ein PDF aus Word oder Excel mag optisch korrekt aussehen – aus Sicht der Gesetzgebung handelt es sich dabei aber um keine gültige E-Rechnung.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Unternehmen, die weiterhin auf veraltete Methoden setzen, müssen mit ernsthaften Folgen rechnen. Schon jetzt lehnen große Unternehmen, Behörden oder Institutionen vermehrt Rechnungen ab, die nicht den gesetzlichen E-Rechnungsstandards entsprechen. Dadurch kann es zu verzögerten Zahlungen oder gar zu einem vollständigen Ausschluss aus Geschäftsprozessen kommen.
Noch gravierender wird es, wenn das Finanzamt prüft: Fehlerhafte oder nicht gesetzeskonforme Rechnungen können zu Steuernachforderungen, Verzugszinsen oder sogar Bußgeldern führen. Unternehmen riskieren, ihre Buchhaltung in Teilen nicht anerkannt zu bekommen – mit direkten Auswirkungen auf den Jahresabschluss.
Ablehnung der Rechnung durch Empfänger
Verzögerte oder verweigerte Zahlungen
Risiken bei Steuerprüfungen
Reputationsschäden bei Geschäftspartnern
Für wen gilt das?
Die Regelungen zur E-Rechnung betreffen alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind – unabhängig von Größe oder Umsatz. Betroffen sind demnach nicht nur große Firmen, sondern auch:
Kleinunternehmer, die an andere Unternehmen verkaufen,
Freiberufler, etwa im Dienstleistungs- oder Kreativbereich,
Handwerksbetriebe, die Leistungen für andere Firmen oder öffentliche Stellen erbringen,
sowie Start-ups oder klassische Mittelständler mit Geschäftskundenbezug.
Kurz gesagt: Wer Rechnungen an andere Unternehmen schreibt, muss sich längst mit der E-Rechnung auseinandersetzen. Insbesondere müssen erhaltene elektronische Rechnungen bereits jetzt validiert werden können. Word und Excel können das nicht.
Die Lösung: Professionelle E-Rechnungssoftware
Wir bieten dir einen übersichtlichen Vergleich von E-Rechnungssoftwares. In der Tabelle siehst du sofort, welche Anbieter XRechnung und ZUGFeRD unterstützen, welche Testmöglichkeiten bestehen, welche Funktionen enthalten sind und welche Kosten anfallen.